Privacybeleid

mailbud leest je binnenkomende e-mail om die op te bergen in de mappen die jij beschrijft. Dat is een flinke hoeveelheid vertrouwen om te vragen, dus deze pagina is concreet in plaats van sussend. Nahayat.io is verwerkingsverantwoordelijke voor je accountgegevens en verwerker voor de mail die we classificeren.

Waar je mail wordt verwerkt

Alles blijft in de EU. Je gegevens staan in onze eigen database, op onze eigen hardware, in Nederland, niet bij een hyperscaler. De AI die je mail classificeert is Mistral, een Frans bedrijf, via het EU-endpoint. Er gaat geen postvakinhoud buiten de EU, dus er is geen vraag over internationale doorgifte te beantwoorden.

Wat we opslaan, en hoe

• Postvakinhoud: het onderwerp, de afzender en een begrensd deel van de inhoud van binnenkomende mail, gebruikt om te bepalen in welke map die hoort. Dit is in rust versleuteld met een sleutel die uniek is voor jouw account (AES-256-GCM). We bewaren geen leesbare kopie: je onderwerpen en afzenders bestaan in onze database alleen als versleutelde tekst.
• Zoekvectoren: om van je correcties te leren bewaren we een numerieke “embedding” van elk voorbeeld dat je bevestigt. Die zijn afgeleid van je mail, dus we beschermen ze met een geheime transformatie die uniek is voor jouw account, in plaats van ze op te slaan zoals het AI-model ze produceerde.
• Toegangstokens: de OAuth-tokens van Microsoft, in rust versleuteld. We zien of bewaren nooit je wachtwoord, en je kunt onze toegang op elk moment intrekken via je Microsoft-account.
• Account- en facturatiegegevens: je naam, e-mailadres, Microsoft-identiteit en wat we nodig hebben om te factureren.

Wat mailbud niet kan

We vragen Microsoft toestemming om mail te lezen en te verplaatsen en om mappen te maken. We vragen geen toestemming om te versturen. mailbud kan namens jou geen mail versturen, beantwoorden of doorsturen, niet als beleidskeuze die je ons op ons woord moet geloven, maar omdat we die mogelijkheid nooit hebben aangevraagd.

Je mail wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen

We trainen geen enkel model op je mail en bouwen er geen gedeelde of klantoverstijgende modellen mee. Je correcties verbeteren het sorteren alleen voor jouw account. Ze zijn versleuteld met je eigen sleutel en zijn niet leesbaar tussen accounts.

Hoe lang we het bewaren

Concrete termijnen, in plaats van “zo lang als nodig”:

• Classificatiegeschiedenis: 30 dagen. Daarna worden het onderwerp, de afzender en de onderbouwing van de AI gewist. We houden de kale registratie, welke map, hoe zeker, hoe snel, zodat je statistieken blijven bestaan, maar de tekst van je mail niet.
• Beoordelingswachtrij: 30 dagen nadat je een item afhandelt, daarna definitief verwijderd. Items waar niets mee gebeurt, verdwijnen na 180 dagen.
• Je correcties: we bewaren de 200 meest recente per categorie, zodat het sorteren blijft verbeteren zonder je mail onbeperkt op te hopen.
• Interne taakregistraties: binnen enkele dagen verwijderd.

Je account verwijderen

Er zit een verwijderknop in je instellingen, en het is geen supportverzoek. Die verbreekt je postvakkoppeling, verwijdert je tokens en al je maildata, en vernietigt daarna je encryptiesleutel, waardoor elke kopie die nog in een back-up bestaat permanent onleesbaar wordt, niet slechts onvindbaar. De mappen die mailbud in Outlook heeft gemaakt, en de mail daarin, blijven van jou en worden niet aangeraakt.

Eén uitzondering, en die is wettelijk: betaalde facturen bewaren we zeven jaar omdat de Nederlandse belastingwet dat vereist. Die bevatten alleen facturatiegegevens, nooit postvakinhoud.

Wie er verder bij betrokken is

We houden deze lijst bewust kort. Iedereen staat met naam genoemd, zodat je het zelf kunt nagaan:

• Microsoft (EU): je postvak. Je hebt al een relatie met hen; wij koppelen via de officiële Graph API.
• Mistral AI (Parijs, Frankrijk): classificeert je mail, via het EU-endpoint.
• Stripe: kaartbetalingen en abonnementen. Ontvangt nooit postvakinhoud.
• WeFact (Nederland): facturatie en boekhouding.
• Resend verstuurt de paar transactionele mails die wij jou sturen, zoals het welkomstbericht. Ontvangt je e-mailadres en onze eigen berichttekst; nooit je mail.
• Cloudflare: levert en beschermt deze website.

Onze hostingpartij ontbreekt in deze lijst omdat die niet bestaat: de servers zijn van ons, in Nederland. We laten het je weten voordat we een subverwerker toevoegen die postvakinhoud raakt.

Analytics en cookies

We gebruiken analytics alleen op onze publieke pagina’s, en alleen als je daar toestemming voor geeft, weiger je, dan wordt er helemaal niets geladen. In de app zelf gebruiken we nooit analytics; jouw werkomgeving meten we niet. De enige cookies die we zonder vragen plaatsen, zijn die je ingelogd houden en die je taal en je cookiekeuze onthouden.

Beveiliging

• Encryptiesleutels per account, zodat één sleutel nooit de mail van een andere klant opent.
• Versleutelde inhoud is cryptografisch gebonden aan het account waar die bij hoort en kan niet tussen accounts worden verplaatst.
• Microsoft-tokens in rust versleuteld; geen wachtwoorden opgeslagen.
• Databasetoegang beperkt op rijniveau, zonder publieke API.
• Onze logs bevatten bewust alleen identifiers, nooit je onderwerpen of de adressen waarmee je correspondeert.

Grondslag

We verwerken je gegevens om onze overeenkomst met jou uit te voeren, en op basis van de toestemming die je aan Microsoft geeft wanneer je je postvak koppelt. Die kun je op elk moment intrekken via je Microsoft-account, en al het overige verwijder je zelf in je instellingen.

Je rechten

Onder de AVG kun je je persoonsgegevens inzien, corrigeren, exporteren, verwijderen, beperken of bezwaar maken tegen de verwerking. Verwijderen kun je direct zelf. Voor al het andere: mail [email protected] en we reageren binnen een maand, meestal veel sneller. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Nahayat.io, [email protected]. Voor de contractuele details over hoe we postvakinhoud namens jou verwerken, zie onze Verwerkersovereenkomst.