Maren Østgaard
Planning voor de doorloop op donderdag?
Wat mailbud precies doet
Het leest elk nieuw bericht in je Microsoft 365-postvak en zet het in de map die jij bedoelde. Alles hieronder stel je één keer in, of het gebeurt daarna van zelf.
- Microsoft 365· Officiële Graph API
- AES-256· Je mail versleuteld in rust
- Alleen EU· Hosting en AI in Europa
- Niets verwijderd· Mail wordt verplaatst, niet weggegooid
Drie dingen die je instelt, één keer
Dit is de hele configuratie. Er is geen regelbouwer, want er zijn geen regels.
- 01
Beschrijf je mappen in woorden
Eén zin per map, zoals je het aan een nieuwe collega zou uitleggen. “Facturen en betaalherinneringen.” “Vragen van klanten over hun eigen project.” Die zin is wat de AI leest.
- 02
Kies waar de mappen komen
mailbud maakt echte Outlook-mappen aan onder een prefix die jij kiest. Standaard is dat Mailbud, dus je krijgt Mailbud/Facturen en Mailbud/Klanten, en je bestaande mappenstructuur blijft precies zoals hij was.
- 03
Zet het aan
Eén schakelaar start het. Diezelfde schakelaar pauzeert alles en laat je mail precies staan waar hij staat, wat handig is om te weten voordat je je inbox uit handen geeft.
En dan, bij elk bericht dat binnenkomt
Microsoft laat mailbud direct weten dat er nieuwe mail is, dus het sorteren gebeurt terwijl jij met iets anders bezig bent. Geen wachttijd, en niets om te openen.
Elk bericht wordt beoordeeld op wat er staat, niet op wie het stuurde. Je eerdere correcties gaan mee als voorbeeld, dus een bekende afzender helpt, maar beslist nooit. Een ongebruikelijke mail van een vast contact wordt gelezen als de ongebruikelijke mail die het is.
- Leest het onderwerp, de afzender en de echte inhoud, niet alleen de kop
- Afgewogen tegen je mapbeschrijvingen, in je eigen woorden
- Eerdere correcties gaan mee als voorbeeld, en overrulen de mail zelf nooit
- Nederlandse en Engelse mail in hetzelfde postvak
Inbox · zojuist binnenmailbud
N
Nora Halperin
Re: Q2 invoice & remittance
Attaching the February invoice with the corrected remittance note. Payment due the 28th…
mailbud leest…
“Factuur van leverancier. Archiveer onder Facturen.”
Zekerheid 0,94→ /Facturen
Facturen
Klanten
Nieuwsbrieven
Support
Twijfelt het, dan zegt het dat
Twijfelt mailbud, dan wordt de mail niet op gevoel opgeborgen. Hij gaat naar een wachtrij met de afzender, het onderwerp en de motivatie erbij, zodat je ziet waarom het aarzelde. Er valt hier niets bij te stellen: het is zeker, of het is dat niet.
De wachtrij wegwerken is toetsenbordwerk. Elke keuze die je maakt wordt bewaard als privé-voorbeeld, en dat is wat voorkomt dat dezelfde twijfel volgende week terugkomt.
- De motivatie en de zekerheid bij elk vastgehouden bericht
- Goedkeuren of aanpassen, elk met één toets
- Je correcties zijn privé voor jouw account en gaan daar nooit uit
De wachtrij
Vastgehouden onder 70% zekerheid
Alles waar mailbud over twijfelt wacht hier, met de motivatie die het deed twijfelen. Handel er eens een af.
Mailbud: Needs review
M
Maren Østgaard
Planning voor de doorloop op donderdag?
Hoi, kunnen we donderdag naar 14:00 schuiven? Ik heb de zaal tot zes, dus het kan allebei.
Suggestie: Klanten64% zeker
Deze afzender schreef eerder, maar altijd over facturen. Dit gaat over planning, dus de gebruikelijke map is hier vermoedelijk mis.
Of pas het gewoon aan in Outlook
Een vastgehouden bericht staat niet alleen in mailbud. Het krijgt een tag in je eigen postvak, dus je handelt het af waar je toch al je mail leest, zonder iets anders te openen.
Sleep het naar de map die je bedoelde. Dat is de hele correctie. mailbud ziet die verplaatsing, haalt de tag er weer af, en legt jouw antwoord vast als iets dat het nu weet over die afzender.
- Sleep het naar de map die je bedoelde, en dat is een aanpassing
- Sleep het naar de map die het voorstelde, en dat is een goedkeuring
- Sleep het naar Afgehandeld om het te laten gaan
- Werkt vanuit Outlook op de desktop, op het web, of op je telefoon
In Outlook worden twee vastgehouden berichten uit de leeslijst naar de juiste mappen gesleept: een naar Klanten en een naar Facturen. Elke sleepactie wordt vastgelegd als correctie waar mailbud van leert.
Het leert, en houdt dat voor zich
Het leren is juist het punt, dus het is de moeite om precies te zijn over wat er bewaard wordt en in welke staat.
Elke correctie wordt een voorbeeld. Komt er een nieuw bericht binnen, dan worden de voorbeelden die erop lijken erbij gehaald en naast je mapbeschrijvingen gelezen. Een keuze die je een keer hebt gemaakt wordt zo elke keer makkelijker.
Bij een bekende afzender komen zijn eigen eerdere voorbeelden eerder bovendrijven, en dat helpt echt. Beslissend is het nooit. Schrijft iemand die normaal facturen stuurt ineens over iets urgents, dan wordt die mail gelezen als wat hij is.
- Jouw voorbeelden zijn jouw voorbeelden
- Ze horen bij jouw account en worden nooit samengevoegd met die van anderen. Er wordt geen model op getraind, bij ons noch bij onze AI-aanbieder.
- Onleesbaar opgeslagen
- Het onderwerp, de afzender en het fragment van elk voorbeeld zijn versleuteld onder een sleutel die alleen voor jouw account bestaat.
- Het vergeet met opzet
- Alleen je meest recente voorbeelden per map blijven bewaard. Oude correcties vallen weg, zodat het volgt hoe je nú sorteert en niet hoe je dat twee jaar terug deed.
- Zelfs de betekenis is versleuteld
- De vectoren waarmee vergelijkbare mail wordt gevonden zijn gedraaid met jouw eigen sleutel, dus een gestolen database levert vectoren op die niemand terug naar tekst krijgt.
- Een knop maakt alles onleesbaar
- Verwijder je account en de sleutel gaat mee, waardoor elk voorbeeld in een keer onleesbaar wordt in plaats van alleen verwijderd.
En als je hebt geantwoord
Zodra jij een antwoord verstuurt, zijn de oudere berichten in dat gesprek meestal niet meer nodig. mailbud verplaatst ze voor je naar een archiefmap, standaard Afgehandeld genoemd.
Een gesprek dat je hebt afgehandeld verdwijnt zo uit het zicht zonder dat je zelf iets archiveert. De map is te hernoemen, en het gedrag is uit te zetten bij instellingen.
- Wordt gestart door jouw eigen antwoord, nooit door de AI
- Raakt alleen mail in dat ene gesprek
- Hernoem de map of zet het helemaal uit
En wat het niet doet
- Het kan niet antwoorden of doorsturen. Dat is beide versturen, en we hebben geen verzendrecht van Microsoft.
- Het kan niet verwijderen. Er zit nergens in mailbud een verwijderstap, voor geen enkel bericht.
- Het raakt geen mail aan die al binnen was voordat je verbond.
- Het blijft uit mappen buiten jouw prefix, op de archiefmap na die je zelf hebt benoemd.
Vragen over wat het kan
Hoeveel mappen kan ik hebben?
Zoveel als je wilt. De meesten beginnen met vier of vijf en voegen er later bij als ze mail zien die ze liever apart houden.
Sorteert het ook mail die al in mijn inbox staat?
Nee. mailbud werkt op mail die binnenkomt nadat je hebt verbonden. Bestaande mail blijft ongemoeid, wat ook betekent dat verbinden geen puinhoop kan maken van jaren archief.
Wat als het iets in de verkeerde map zet?
Zet het terug in Outlook, of corrigeer het in mailbud. Dat laatste is die extra seconde waard, want die correctie wordt onthouden en dezelfde afzender gaat daarna goed.
Kan ik het voor meer dan één postvak gebruiken?
Elk account verbindt één postvak. Iedereen in een team logt in met zijn eigen Microsoft-account en krijgt eigen mappen en eigen correcties.
Verandert het iets in Outlook wat ik niet zou verwachten?
Het maakt mappen aan onder jouw prefix en verplaatst binnenkomende mail daarheen. Met de archiefinstelling aan zet het na jouw antwoord ook de oudere mail van dat gesprek apart. Verder wordt er niets aangeraakt.
Probeer het geheel twee weken
Beschrijf een paar mappen en kijk waar de volgende mail landt.
14 dagen gratis · altijd opzegbaar